Voorraad tellen met een telweegschaal

Leestijd: ± 9 minuten

Een inventarisatie met de hand tellen kost dagen, en juist de kleine onderdelen tellen zich slecht. Een telweegschaal maakt daar een kwestie van wegen van, mits de telling eromheen goed is opgezet. Dit artikel gaat niet over de werking van de weegschaal zelf, maar over de telling: welke artikelen u ermee telt, of u jaarlijks of cyclisch telt, hoe u de telling voorbereidt, hoe u per locatie werkt, wat u met voorraadverschillen doet en hoe de aantallen in uw voorraadsysteem komen.

	Telweegschaal op de tafel	Telweegschaal met palletweegschaal	Tellen met de hand
Past bij	bakken, dozen en zakjes met kleine onderdelen	volle pallets, gitterboxen en grote aantallen	grote, losse of sterk wisselende artikelen
Wat u vastlegt	aantal per locatie	aantal per pallet of gitterbox	aantal per locatie
Let op	stukgewicht per artikel bijhouden	tarra van pallet en bak, kleinste stuk ten opzichte van het bereik	kost de meeste tijd en is het gevoeligst voor telfouten

Welke voorraad telt u met een telweegschaal?

Een telweegschaal is op zijn best bij artikelen die in grote aantallen op voorraad liggen en per stuk vrijwel even zwaar zijn. Bij deze groepen levert hij de meeste tijdwinst op:

• Bevestigingsmaterialen en kleine onderdelen: schroeven, moeren, ringen, clips en stekkers.
• Gestanste en gespoten delen met een gelijkmatig gewicht.
• Verpakkingsmateriaal en etiketten die u per stuk voert.

Artikelen die per stuk sterk in gewicht verschillen, zoals gegoten delen of artikelen met een losse bijsluiter, telt u beter met de hand of voert u op gewicht. Maak die keuze per artikelgroep vóór de teldag, zodat niemand tijdens de telling hoeft te beslissen. Hoe de weegschaal het aantal berekent, leest u in hoe werkt een telweegschaal.

Jaarlijkse inventarisatie of cyclisch tellen?

Er zijn twee manieren om een magazijn te tellen, en de telweegschaal past bij allebei:

• Jaarlijkse inventarisatie. U telt de hele voorraad in één keer, meestal met stilliggende goederenbewegingen. Dat geeft één duidelijk peilmoment, maar het is een piekbelasting en fouten blijven tot de volgende telling liggen.
• Cyclisch tellen. U telt doorlopend steeds een klein deel van de locaties, naast het gewone werk. Artikelen die veel omgaan of duur zijn, komen vaker aan de beurt dan langzame artikelen. Verschillen komen zo eerder boven water, en het magazijn hoeft niet stil.

Voor cyclisch tellen is een vaste telplek of een telweegschaal op een karretje handig, zodat een teller zonder voorbereiding een paar locaties kan meenemen. Het artikelgeheugen verdient zich dan extra terug: wie elke telling opnieuw een stukgewicht moet bepalen, houdt het niet lang vol. Moet de telling aansluiten op uw jaarrekening, stem de werkwijze dan af met uw accountant.

Hoe bereidt u de voorraadtelling voor?

Het meeste werk van een goede telling zit vóór de teldag. Wie op de dag zelf nog stukgewichten moet bepalen, verliest de tijdwinst van het wegen.

• Artikelgeheugen vullen. Leg per artikelnummer het gemiddelde stukgewicht vast, bepaald op een flink aantal stuks en niet op een handvol. Veel telweegschalen bewaren dat per artikel, zodat de teller alleen het artikel oproept.
• Stukgewichten controleren. Weeg bij artikelen met een ouder stukgewicht opnieuw een flink aantal stuks na. Een andere leverancier, verpakking of uitvoering kan het gewicht veranderen, ook al blijft het artikelnummer gelijk.
• Tarra per verpakking. Zet het gewicht van de vaste bak, het magazijnbakje of de doos erbij. Dan telt de weegschaal direct netto, zonder dat iemand elke bak eerst leeg hoeft te maken. Hoe tarra werkt staat in wat is tarra en hoe werkt tarreren.
• Locatielijst. Werk per locatie of stelling, in een vaste volgorde, met een lijst of scanbestand dat per locatie het artikel en de verwachte voorraad kent.
• Weegschaal controleren. Controleer de telweegschaal voor de teldag met een bekend gewicht. Een telling op een afwijkende weegschaal levert overal een kleine, systematische fout op die u achteraf niet meer terugvindt. Een regelmatige kalibratie maakt bovendien aantoonbaar dat de weegschaal klopt.

Kies de telweegschaal op het lichtste stuk dat u moet tellen; hoe u dat bepaalt staat in welke nauwkeurigheid en capaciteit heb ik nodig. Is de inventarisatie een jaarlijks piekmoment, dan kan het voordeliger zijn om extra telweegschalen te huren dan om ze aan te schaffen.

Hoe telt u per locatie?

Een vaste werkwijze per locatie voorkomt de twee klassieke fouten: dubbel geteld en overgeslagen.

1. Scan of kies de locatie en roep het artikel op in de telweegschaal.
2. Zet de bak of doos op het plateau, met de juiste tarra actief.
3. Lees het aantal af als de weging stabiel is en bevestig het.
4. Zet de bak terug en markeer de locatie als geteld.

Registreer het aantal per magazijnlocatie en niet alleen per artikel. Ligt hetzelfde artikel op drie plekken, dan ziet u zo op welke locatie een verschil zit, en dat maakt het uitzoeken veel eenvoudiger.

Een telploeg van twee werkt goed: één persoon pakt en zet terug, de ander weegt en bevestigt. Controleer tussendoor of het juiste artikel is opgeroepen, want een telling met het stukgewicht van een ander artikel geeft een aantal dat er geloofwaardig uitziet maar niet klopt.

Wat doet u met voorraadverschillen?

Laat bij een groot verschil met de verwachte voorraad direct een tweede persoon hertellen, zolang de bak nog in de hand is. Een verschil dat pas na de telling opvalt, kost veel meer tijd om uit te zoeken. Spreek vooraf per artikelgroep af welk verschil u accepteert.

Controleer bij een verschil eerst de drie gebruikelijke oorzaken:

• het verkeerde artikel of stukgewicht opgeroepen;
• de verkeerde tarra, bijvoorbeeld een andere bak dan in het geheugen staat;
• een ander artikel of een andere uitvoering tussen de voorraad.

Klopt de hertelling en blijft het verschil staan, dan is het een echt voorraadverschil. Leg dan vast wat nodig is om het later na te gaan: locatie, artikel, verwacht en geteld aantal, gebruikt stukgewicht en tarra, datum en wie heeft geteld. Boek de correctie pas daarna, en kijk of hetzelfde artikel of dezelfde locatie vaker terugkomt: dat wijst eerder op een fout in het proces dan op een telfout. Een telweegschaal met printer of geheugen legt de weging zelf vast, zodat het bewijs niet afhangt van een handgeschreven getal.

Hoe telt u volle pallets en gitterboxen?

Een volle pallet afbreken om hem op de tafel te tellen, kost meer tijd dan het oplevert. Daarvoor koppelt u de telweegschaal aan een palletweegschaal: het stukgewicht komt van de fijne weegschaal op de tafel, de pallet gaat op het grote plateau. Plan in uw looproute waar die combinatie staat, zodat pallets er zonder omweg langs komen.

Let op de verhouding tussen het kleinste stuk en het bereik: een stuk van een paar gram valt op een palletweegschaal weg in de afleesbaarheid. Tel dan per doos op de telweegschaal en weeg de pallet alleen als controle. De keuze tussen beide platforms leest u in palletweegschaal of vloerweegschaal.

Hoe komen de aantallen in uw voorraadsysteem?

Het grootste foutrisico bij een telling op gewicht is niet de weging, maar het overtypen. Laat de telweegschaal het aantal daarom zelf doorsturen.

• Scanner plus telweegschaal aan een pc: de scanner leest locatie en artikel, de weegschaal stuurt het aantal, en de weegsoftware zet beide in één regel.
• Weegschaal als toetsenbord: eenvoudige koppelingen zetten het aantal in het actieve invoerveld, alsof het getypt wordt. Dat werkt met vrijwel elk voorraadsysteem, maar vraagt discipline over welk veld actief is.
• Directe koppeling via netwerk: de weegschaal of de software praat direct met uw voorraad- of ERP-systeem.

Welke aansluiting en welk protocol bij uw systeem past, staat in weegschaal koppelen aan pc, PLC of ERP.

Veelgestelde vragen over voorraad tellen met een telweegschaal

Moeten de goederenbewegingen tijdens de inventarisatie stilliggen?

Bij een volledige telling is dat het veiligst: wat tijdens het tellen binnenkomt of vertrekt, raakt anders dubbel of niet geteld. Telt u doorlopend per locatie, blokkeer dan alleen de locatie die op dat moment wordt geteld.

Wat is cyclisch tellen?

Bij cyclisch tellen telt u doorlopend steeds een deel van de voorraad, in plaats van alles in één keer. Snellopers en dure artikelen telt u vaker dan langzame artikelen. Zo blijft de voorraad het hele jaar betrouwbaar en hoeft het magazijn niet stil te liggen.

Moet de telweegschaal voor een voorraadtelling geijkt zijn?

Nee, voor een telling ten behoeve van uw eigen voorraadadministratie is een geijkte weegschaal niet verplicht. Bepaalt het gewicht wat u betaalt of in rekening brengt, dan is dat een handelstoepassing en moet de weegschaal wel geijkt zijn.

Kan ik het stukgewicht van de leverancier overnemen?

Als startpunt wel, maar controleer het met uw eigen weging. Een opgegeven gewicht is vaak afgerond of geldt voor een andere uitvoering of verpakking.

Kan ik dezelfde telweegschaal gebruiken bij de goederenontvangst?

Ja. Met hetzelfde artikelgeheugen controleert u of het aantal in een levering overeenkomt met de pakbon. Leg in uw werkinstructie vast welke leveringen u volledig weegt en welke met een vaste steekproef.

Kan de telweegschaal de aantallen direct in ons voorraadsysteem zetten?

Ja, met een telweegschaal die een aansluiting heeft en de juiste software of koppeling. Het eenvoudigst is een weegschaal die het aantal in het actieve invoerveld zet; een directe netwerkkoppeling is de stevigste oplossing.